Oggi giorno è evidente come sia necessario, nelle grandi aziende così come nelle piccole, avere a disposizione una serie di strumenti in grado di supportare i Project Manager nelle complesse operazioni di stima dei costi, di pianificazione delle risorse, di monitoraggio dei risultati e di qualunque altra operazione necessaria a portare a termine un progetto di qualità.
E questo modus operandi di organizzare l’attività e strutturare i processi interni è ancora più fondamentale in una start up che nasce e che deve costruire basi solide sulle quali sviluppare la propria gestione interna. Nelle prossime righe verranno presentati 5 software per il project management che vengono in aiuto e renderanno la vita aziendale molto più semplice.
Indice
Perché è importante uno strumento per il project management
Quando ci sono progetti condivisi ai quali compartecipano diverse figure professionali, sia dipendenti della stessa azienda che professionisti esterni, è impossibile pensare che quotidianamente si riesca a tenersi aggiornati sullo stato di avanzamento dei lavori. Ecco che entrano in gioco gli strumenti per il project management, software o tool online che siano, grazie ai quali è possibile condividere informazioni e aggiornare il resto del team, in ogni istante. Uno strumento di questo tipo si distingue per le seguenti caratteristiche:
- Mind mapping: per aiutare il team al momento di trovare idee e cimentarsi così nel lavoro creativo e nel brainstorming;
- Condivisione di file: condividere documenti, pensieri e file con gli altri collaboratori, con la possibilità di scegliere chi può visualizzare determinati contenuti e chi no;
- Comunicazione live: video chiamate, possibilità di commentare, e-mail e chat box interne sono alcune delle possibilità per una comunicazione istantanea e in tempo reale;
- Calendario in comune: per condividere riunioni e meeting in comune con altri collaboratori, eliminando del tutto il rischio di dimenticarsi di un appuntamento o una consegna importante;
- Gestione del lavoro: per dare al team leader, o project manager, la possibilità di pianificare e tenere sotto controllo i processi di lavoro, verificare lo stato di avanzamento del progetto e dare una possibilità più rapida e più concreta di mettere in comunicazione i vari reparti di una stessa azienda.
Resta chiaro come un team di pochi elementi, che lavorano nello stesso ufficio a pochi progetti, probabilmente non hanno bisogno di uno strumento del genere ma, non appena aumenta il numero dei progetti, ecco che arriva la necessità di adottarne uno, per tenere traccia delle scadenze e per gestire al meglio le risorse disponibili.
Scegliere opportunamente il software giusto per le proprie esigenze
La scelta dello strumento per il project management è forse una delle scelte più complesse che esistono in un’azienda: ogni strumento si differenzia dall’altro per degli aspetti specifici e ogni azienda, ogni team, ha bisogno di funzionalità specifiche.
Di strumenti per l’organizzazione aziendale ne esistono tanti, da quelli gratuiti a quelli che prevedono dei piani a pagamento, da quelli che hanno 1000 possibili funzionalità a quelli che si interfacciano con altri strumenti e creano così un set completo di aiuti senza uguali. Da quelli che lavorano in remoto, con soluzioni cloud, a quelli che lavorano in locale: i primi trovano sicuramente il loro vantaggio nella possibilità di lavorare in remoto, accedendo ovunque con una semplice connessione internet, mentre i secondi trovano la loro forza nella sicurezza e protezione delle informazioni.
Nel paragrafo successivo verranno brevemente descritte le caratteristiche di 5 software per il project management, in particolare NetSuite SRP, Asana, Workzone, Microsoft Project e Basecamp.
5 software validi in circolazione
L’acronimo “EAT” si riferisce a tre criteri fondamentali che permettono a Google di dare rilevanza ad un contenuto: Expertise (Esperienza), Authoritativeness (Autorevolezza), Trustworthiness (Affidabilità).
In poche parole, un sito deve essere riconosciuto da Google come fonte autorevole su un determinato argomento, ed è un principio che acquisisce ancora più importanza per tutte quelle aziende che appartengono alla categoria YMYL, “Your money, your life”, ovvero che operano in settori quali finanza, sanità e sicurezza.
Per assicurarsi una qualità alta dei contenuti, è importante aver chiaro i bisogni degli utenti che consulteranno il sito.
Una volta tracciato il target a cui si parla, sarà più semplice e capire quali contenuti possono essere più interessanti e quali meno.
Una cosa da non sottovalutare è il search intent, ovvero mappare il viaggio dell’utente e capire com’è arrivato sul tuo sito e perché.
1. NetSuite SRP: gestisce i progetti e le risorse
Una piattaforma usata soprattutto da quelle imprese che offrono servizi professionali: include infatti strumenti utili per semplificare e automatizzare le attività relative alla pianificazione del progetto, alla gestione delle risorse, alla contabilità di progetto, alla fatturazione e all’analisi dei dati. NetSuite SRP è una soluzione versatile che si adatta anche a società di consulenza, agenzie creative e fornitori di servizi sanitari.
NetSuite SRP presenta delle caratteristiche specifiche per ogni step del progetto, per tenere traccia del budget e verificare lo stato di avanzamento dei lavori, per creare dei diagrammi di valutazione in tempo reale, gestire l’inventario delle risorse e consentire così una ricerca efficiente di una risorsa specifica in base ai criteri desiderati.
2. Asana: per il task management
Asana è un cloud collaborativo per la gestione di progetti sia per piccoli che grandi team. Il sistema si basa sul “task” la più piccola unità di lavoro, inserita poi all’interno di progetti più grandi. Il modo di operare di Asana si adatta bene a quelle realtà che operano in settori di marketing, istruzione, no-profit o risorse umane, mentre è sconsigliato per le imprese che devono effettuare una complessa pianificazione delle fasi di lavoro.
Come funziona Asana: inizialmente si crea un progetto, dopodiché al suo interno vengono creati i singoli task ai quali viene assegnata una gerarchia, un destinatario del task e una data di scadenza. Possono poi essere inseriti dei responsabili in grado di visualizzare lo stato di avanzamento dei singoli task e decidere di visualizzarli anche su una timeline.
3. Workzone: un’eccellenza per il project e file management
Come Asana, anch’esso è basato sul cloud, ed è un software completo per il project management e la gestione condivisa dei file. Nato a partire dal 2000, è ideale per tutte le aziende, di ogni settore e dimensione, anche per quelle al cui interno collaborano professionalità molto diverse tra loro. Workzone presenta una dashboard dove i membri del team possono vedere l’elenco dei progetti aperti, chi è il responsabile, la percentuale dello stato di avanzamento del progetto e le eventuali scadenze. Ogni progetto presenza delle attività specifiche, la possibilità di inserire delle sottoattività, una deadline e uno status. Insomma con Workzone è possibile automatizzare e tenere sotto controllo i progetti con una semplicità e un’intuizione senza eguali.
4. Microsoft Project: lo strumento integrato con Office 365
Il principale prodotto di Microsoft, una soluzione completa adatta per industrie di ogni settore. Microsoft Project è uno strumento potente e completo sotto molti aspetti, perfetto per organizzazioni con caratteristiche specifiche: aziende di medie e grandi dimensioni, che possono aver già investito in altri prodotti Microsoft, e team gestiti da Project Manager specializzati e di alto profilo professionale. Rispetto ad altri strumenti, offre template e report che garantiscono una visione complessiva sul progetto, dai burn down chart ai dati finanziari. Il quadro viene completato dall’integrazione con Skype for Business e Yammer, così da offrire una proposta completa in grado di aiutare qualsiasi team a scambiare dati e informazioni in modo sicuro.
5. Basecamp: collabora con semplicità
Con Basecamp è possibile mantenere in un unico posto tutto ciò che riguarda determinati progetti, discussioni, attività, mail, file, con un approccio semplice ed intuitivo. Indicata per agenzie creative, che hanno bisogno di un sistema pulito, efficiente e facile da usare, da integrare con altri strumenti per la gestione delle risorse e la pianificazione a lungo termine. La sua forza è quella di essere un piattaforma di collaborazione, grazie alla quale è possibile generare report, specificare le attività di ogni membro, parlare in real time con i collaboratori del team mediante la chat box integrata, monitorare i progressi, contrassegnarli e dare il via agli stadi successivi del progetto.
Non solo software ma anche tool online noti
A tutti questi strumenti se ne aggiungono tanti altri, con funzionalità diverse, un pò più specifiche, in alcuni casi, e più complete in altri. Il mondo del Project Management è in continua evoluzione e aggiornamento, perché continuamente si evolve la figura del Project Manager. Nel correre del tempo, nel bisogno di tempistiche sempre più ristrette, diventa necessario poter accedere da qualunque parte in qualunque momento a tutte le risorse necessarie, perché i progetti da portare avanti diventano sempre più numerosi e sempre più complessi mano a mano che l’azienda cresce e si evolve. Così come tenere sott’occhio le consegne e le scadenze. Vengono così in aiuto i 5 software descritti, assieme a molti altri, tra i quali Trello e G Suite di Google.
In sintesi
Per una start up che nasce, che vuole crescere velocemente, è necessario dotarsi degli strumenti finora citati, o almeno di alcuni di questi, in base ad esigenze specifiche e ai bisogni. Saper collaborare, comunicare, quotidianamente e a distanza è ormai diventato un requisito imprescindibile, sia per le aziende che per le figure e i dipendenti che costituiscono l’azienda stessa. Organizzarsi, testare i processi di lavoro, modificarli e migliorarli è d’obbligo, fortunatamente che la tecnologia cresce di pari passo con le esigenze dei clienti e riesce a contribuire in maniera importante.
