Avete presente cosa succede quando una persona fa un disegno con i pastelli?
Facevo parte di chi ama molto le matite colorate e il disegno su carta ruvida. Nei momenti di totale immersione in quello che stavo facendo, la scrivania era irriconoscibile. Scatole vuote in giro, colori ovunque, pile di fogli strappati dalle riviste, temperino e altri accessori sparsi sul tavolo.
Da fuori, un vero caos.
Se penso però a cosa fosse più utile per me in quei momenti, mi vengono in mente questi elementi:
1. La difesa dell’elemento più importante, di quello che contava davvero. In questo caso sto parlando del foglio fissato al piano di lavoro con del nastro non troppo aggressivo e soprattutto senza accessori appoggiati sopra che potessero sporcarlo.
2. La predisposizione del piano di lavoro. Prima di appoggiare il foglio, c’erano delle abitudini che mi aiutavano a pulire il tavolo e a preparare tutto l’occorrente sprecando il minor tempo possibile per dedicarmi subito al disegno.
3. La chiusura del lavoro. Ogni oggetto tornava nella propria casa. Questo scenario si lega molto con il mio lavoro di questi anni basato principalmente sull’organizzazione che lega i due ambiti di mio interesse: la delega come assistente virtuale e la consulenza come professional organizer.
Indice
Che cosa hanno in comune i pastelli e il mio lavoro?
Senza dubbio, la preparazione. Organizzarsi significa creare un filo invisibile che lega quello che è a nostra disposizione (gli strumenti) con ciò che vogliamo realizzare (il disegno).
Non significa essere perfetti o non avere mai un imprevisto. Anzi, immersi nel lavoro l’apparente caos ci può aiutare, basta non perdere il filo organizzativo.
Analizziamo i tre elementi visti sopra e proviamo ad adattarli al mondo digitale e agli strumenti che usiamo nel lavoro di tutti i giorni.
La difesa dell'elemento più importante
Individuate ciò che conta davvero.
Qui ci viene in aiuto la matrice di Eisenhower per definire le priorità evitando la trappola della finta urgenza. Occuparsi delle cose più urgenti è per certi versi più gratificante nell’immediato perché fa piacere sentirsi occupati, ma alla fine della giornata si scopre di non aver concluso niente di così importante.
Una volta chiarito il vostro “foglio” da proteggere, vi servirà uno strumento per gestire tutte le azioni collegate.
In ambito digitale, il primo strumento utile è dedicato alla gestione dei progetti (project management tool). Lo strumento che sceglierete sarà la casa del vostro progetto, un luogo che conterrà tutte le istruzioni, le informazioni, i link, i materiali, le checklist operative… insomma, tutti gli ingredienti che vi permetteranno di lavorare.
Online esistono infiniti tool che fanno parte di questa categoria e la scelta va fatta in seguito a un’analisi di tutto ciò che serve. Partite da una mappa mentale indicando le caratteristiche che non devono mancare, l’entità del progetto e le persone coinvolte.
Dopo aver scelto lo strumento, condividete con i collaboratori la logica di utilizzo per mantenere una certa uniformità e soprattutto per evitare di avere un picco di entusiasmo iniziale e un totale disinteresse nei mesi successivi. Tutti devono sapere come usare gli “accessori”.
Tra gli strumenti più noti troviamo Trello, Asana, Wrike, ClickUp, Monday e tantissimi altri. Alcuni hanno funzioni più semplici mentre altri sono più completi e includono la gestione del budget, le milestone di un progetto, i Gantt e così via. Ecco perché la fase di analisi iniziale serve proprio per fare la scelta migliore. Guardate anche come vengono gestiti i dati e la facilità di esportazione delle informazioni inserite.
La predisposizione del tavolo di lavoro
Sempre tornando in ambito digitale, qui possono aiutarvi degli strumenti adatti a gestire le cose da fare come le to do list o le agende digitali. Aggiungo anche i tool che facilitano la gestione degli appuntamenti online, delle video chiamate e delle risposte predefinite per le comunicazioni. Più si semplifica questa parte e migliore sarà il piano di lavoro.
Il fine è quello di avere un flusso che vada per conto suo risparmiando tempo da dedicare al lavoro effettivo.
Se perdiamo tante ore a gestire le email, le riunioni o i promemoria, il tempo dedicato alla metafora del disegno sarà minore e di bassa qualità.
Ci tengo a ricordare che siamo sempre fissati sul tempo, ma non è l’unica variabile che conta. Una persona può avere tutto il tempo del mondo, ma se ha troppi pensieri per la testa non riuscirà a mantenere l’attenzione o ad avere la giusta energia per agire.
L’equilibrio tra tempo, energia e attenzione serve anche per stabilire dei limiti evitando di cercare all’infinito dei metodi per gestire il tempo quando in realtà l’unico problema è quello di aver aperto troppi progetti insieme senza aver pensato a una struttura organizzativa.
Per gestire i promemoria, possiamo potenziare l’uso di un calendario digitale come quello di Outlook per chi è orientato a Microsoft oppure Calendar per chi preferisce il mondo Google. Non servono solo per gestire le interruzioni come riunioni o chiamate, ma lì dentro deve essere pianificato il lavoro vero e il tempo sacro che non vogliamo dimenticare e che riguarda anche la sfera privata.
I metodi per organizzare le cose da fare sono tanti, da un approccio più minimalista che prevede dei semplici elenchi alla gestione a blocchi che si abbina perfettamente alla tecnica del batching.
Per chiarezza, la gestione a blocchi prevede la pianificazione di spazi definiti nel calendario da dedicare ad attività specifiche. Mentre con il batching si raggruppano attività simili da svolgere in un determinato blocco di tempo (le attività legate alla scrittura, alla registrazioni di video, alla preparazione delle presentazioni, e così via).
Nella maggior parte dei casi, un’agenda digitale e un buon programma dedicato alla gestione dei progetti possono coprire le principali necessità lavorative. Il fine è quello di creare un flusso di lavoro che vi consenta di avere una panoramica di ciò che è aperto, lo stato di avanzamento e le scadenze da rispettare.
Per chi non ama molto i calendari o trova i project management tool troppo dispersivi, c’è un’altra categoria di strumenti più essenziali focalizzati sulle scadenze delle cose da fare e i relativi promemoria (to do list app). Qui troviamo nomi come Todoist, Microsoft To Do, Remember The Milk o Any.do.
Ma non solo: predisporre il tavolo di lavoro vuol dire ridurre lo scambio di comunicazioni per fissare appuntamenti. Per farlo, ricorrete a strumenti come Calendly, Book Like a Boos o Doodle per semplificare la scelta del giorno e dell’ora.
La maggior parte di questi tool permette di gestire appuntamenti online gratuiti, ma anche vere e proprie consulenze grazie al collegamento con i metodi di pagamento più comuni come Stripe o PayPal. Attraverso l’invio di un unico link, tutto il flusso organizzativo viene notevolmente semplificato.
La chiusura del lavoro
Per questa fase non penso tanto agli strumenti in sé, ma più a una serie di abitudini utili. Mi riferisco alla revisione periodica di quanto fatto e di quello che ci sarà da fare l’indomani o nella settimana successiva.
Se abbiamo detto che ogni accessorio deve avere una casa, anche nel digitale vale lo stesso principio. La revisione permette di eliminare il superfluo che si è creato e di capire dove si sta andando. È il momento di mettere tutto in ordine ricorrendo alle opportune modifiche.
Non c’è niente da fare, l’organizzazione ci aiuta a lavorare meglio mantenendo quel filo invisibile che ci permette di finire il nostro disegno.
Non possiamo sempre evitare il caos, le giornate difficili o gli imprevisti, ma possiamo sapere cosa ci serve per rimettere tutto a posto.
