In tempi come questi durante i quali la crescita tecnologica e digitale presenta novità quasi quotidianamente, è necessario per ogni azienda, anche e soprattutto per le piccole e medie imprese, utilizzare degli strumenti che permettano di semplificare, organizzare e gestire meglio il lavoro, e perché no, averlo sempre a portata di mano per ogni evenienza. Ecco che viene in aiuto la G Suite di Google, una suite di software e strumenti di produttività per il cloud computing e per la collaborazione.
L’’obiettivo di questa guida è spiegare come utilizzare G Suite e quali vantaggi ottenere dagli strumenti presenti . Che si parli di piccola o grande impresa poco cambia: G Suite presenta strumenti che si adattano bene ad entrambi i tipi di azienda e che possano soprattutto aiutare le aziende stesse. Per poterla utilizzare è necessario un abbonamento, ce ne sono tre di caratteristiche diverse (scoprili qui), ma qualunque venga scelto la cosa certa è che l’azienda non potrà più fare a meno di questi strumenti.
Indice
Gli strumenti importanti che mette a disposizione G Suite: Gmail, Contatti e Calendar, Drive, Documenti e Fogli, Moduli
Oltre alle più famose applicazioni di Google (maps, traduttore, youtube) che l’utente del web quotidianamente consulta, la console di G Suite offre la possibilità di collegare la tua azienda ad un account My Business, così che i clienti possano trovarla più facilmente ricercandola sul browser, e una serie di importanti strumenti che stravolgono, in positivo è certo, la vita in ufficio e delle aziende, tutti identificati da un’icona colorata, difficile da dimenticare. Una volta creato l’account, questo permetterà l’utilizzo di G Suite per diverse funzioni, tra cui inviare e archiviare mail (scopri Gmail), gestire i contatti e gli appuntamenti (scopri Calendar e Contatti), archiviare file e condividerli con i colleghi (scopri Drive), creare fogli di testo e fogli di calcolo e lasciarli online e consultabili dal tuo team (scopri Documenti e Fogli), realizzare questionari e test per collaboratori e clienti così da avere feedback immediati e costanti nel tempo per apportare migliorie e soddisfare nuovi bisogni (scopri Moduli).
Comunica con Gmail
Un’email protetta e senza pubblicità che permette di comunicare in maniera rapida con i colleghi, mettersi in contatto con i clienti, organizzare la posta in arrivo e archiviare in modo protetto le mail e i dati più importanti. Con la console G Suite è possibile creare un account di posta Gmail che termina con @nomeazienda così da poter formalizzare i messaggi di comunicazione dell’azienda e guadagnare fiducia nei confronti dei clienti. Oltre ad inviare, ricevere, rispondere e gestire le mail, con Gmail è possibile creare una firma personalizzata, aprire i file in Drive e ricercare email precedente ricevute con estrema semplicità e immediatezza.
Gestisci i Contatti e gli appuntamenti su Calendar
L’acronimo “EAT” si riferisce a tre criteri fondamentali che permettono a Google di dare rilevanza ad un contenuto: Expertise (Esperienza), Authoritativeness (Autorevolezza), Trustworthiness (Affidabilità).
In poche parole, un sito deve essere riconosciuto da Google come fonte autorevole su un determinato argomento, ed è un principio che acquisisce ancora più importanza per tutte quelle aziende che appartengono alla categoria YMYL, “Your money, your life”, ovvero che operano in settori quali finanza, sanità e sicurezza.
Per assicurarsi una qualità alta dei contenuti, è importante aver chiaro i bisogni degli utenti che consulteranno il sito.
Una volta tracciato il target a cui si parla, sarà più semplice e capire quali contenuti possono essere più interessanti e quali meno.
Una cosa da non sottovalutare è il search intent, ovvero mappare il viaggio dell’utente e capire com’è arrivato sul tuo sito e perché.
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Per liberarsi definitivamente di fogli cartacei, carrellate di post-it di promemoria, biglietti da visita e agende di appuntamenti, G Suite propone due strumenti fondamentali: Contatti e Calendar.
Con Contatti, e già il nome stesso risulta essere di immediata comprensione, è possibile creare dei profili per ogni tipologia di contatto, sia esso un collaboratore, un professionista esterno alla rete dell’azienda o un cliente. Inoltre è possibile raggruppare i contatti in gruppi, inviare email a singoli contatti o gruppi di contatti e personalizzare e completare i profili creati con numerosi campi di informazione.
Calendar invece è il gestionale degli appuntamenti e delle riunioni settimanali nel quale è possibile creare eventi, impostare promemoria, creare calendari personalizzati, condividerli e gestire il tutto sia da desktop che da mobile. La pianificazione intelligente delle riunioni, la possibilità di gestire i propri appuntamenti, condividerli con i colleghi, verificare la disponibilità delle sale riunioni e delle risorse condivise sono le funzionalità principali di Calendar e che lo rendono uno strumento fondamentale per le aziende tanto quanto per i freelancers.
Collabora alla stesura di Documenti e Fogli
Quanto è noioso, se non pesante, dover inviare costantemente i propri file ai colleghi per farli revisionare o correggere, chi vive in ufficio lo sa. G Suite risolve facilmente e velocizza di molto questi passaggi dando la possibilità di realizzare documenti di testo e fogli di calcolo online, mediante appunto le applicazioni Documenti e Fogli, e condividerli con un semplice click con chi di dovere. L’immediatezza dei nomi di questi due strumenti già molto dicono sul loro possibile utilizzo: Documenti è un foglio di testo, la versione made in Google di Word, che presenta la possibilità di creare un documento di testo online, condividerlo con i colleghi, modificarlo contemporaneamente e non perdere alcun dato grazie al salvataggio automatico messo a disposizione che presenta infatti tutte le modifiche in tempo reale.
Fogli invece è la versione made in Google di Excel, mediante la quale è possibile creare fogli di calcolo online e condividerli con i colleghi, modificarli contemporaneamente ai membri del team e condividerli con un semplice click, utilizzare dalle funzioni più semplici a quelle più complesse senza limiti e mostrare tutti i dati raccolti con tabelle e grafici chiari e aggiornati.
Archivia e condividi file con Drive
Un cloud di archiviazione, una nuvola online in cui è possibile caricare e archiviare ogni tipo di file e se necessario condividerlo con chi di dovere. Questo è Drive, uno spazio di archiviazione di varie dimensioni (a seconda dell’abbonamento scelto per G Suite), a partire da 30 GB fino ad arrivare ad uno spazio illimitato, nel quale è possibile accedere ai propri file in un unico posto in modo sicuro, creare cartelle, sottocartelle e drive condivisi, con i clienti, con il team o con i collaboratori esterni. Drive pertanto può far si che tu possa fare a meno definitivamente del server o dello spazio di archiviazione fino ad adesso utilizzato, supporta tutti i tipi di file infatti, e dà la possibilità di organizzare, spostare e modificare i file in qualsiasi modo.
Moduli: test e feedback per la crescita aziendale
Per le aziende attente al rapporto con il cliente, per quelle che fanno dei feedback una base costante e forte per la crescita aziendale, ecco che vengono in aiuto i Moduli di Google. Uno strumento innovativo e con tante possibilità di costruzione e modifica che permette di creare questionari di gradimento, test e moduli di iscrizione e registrazione senza limiti. Moduli offre dei modelli preimpostati, ma ne possono essere creati di nuovi, personalizzabili con i dati e il logo della propria attività. Ogni modulo viene costruito con una domanda dopo l’altra ed è possibile scegliere tra una vasta gamma di domande , da quelle a risposta chiusa a domande a risposta aperta, passando per checklist e quant’altro, e le risposte sono facilmente consultabili, stampabili, esportabili e presentano anche un’analisi statistica precisa sotto forma di tabelle e grafici.
