Prototipato per la prima volta nel 2011, accompagnato da una mascotte ispirata al cane di uno dei co-fondatori, raggiunti 4,75 milioni di utenti nel 2014 dopo tre anni soltanto: questi i passaggi chiave della storia di Trello, il più utile, semplice e intuitivo strumento per il project management. Milioni di persone e aziende di ogni tipo e genere amano usare Trello, tra cui Google e National Geographic, e questo articolo vuole essere, oltre ad una rapida panoramica su come usare Trello, qualcosa di più: mostrare i segreti e le potenzialità di questo strumento, certo è ovvio senza scopo promozionale.
Che tu sia a lavoro, a casa o in viaggio, Trello può essere sempre con te, anche sul tuo cellulare con l’App dedicata, e ti permette di avere tutto sotto controllo e di pianificare ogni tipo di attività, dagli appuntamenti di lavoro alla vacanza con gli amici, alla gestione di un progetto con tutti gli elementi del team coinvolti.
Indice
Ottenere Trello, registrarsi e cominciare ad usarlo
Iniziare ad utilizzare Trello è molto semplice: basta andare online, sul sito ufficiale di Trello e iscriversi seguendo la procedura guidata (è semplice anche da tablet e da smartphone scaricando l’app Trello e avviando la procedura di registrazione, presente sia per Android che per Ios). Registrarsi è completamente gratuito e sono necessari pochissimi dati, un nome, un indirizzo email e una password per creare l’account. Successivamente è possibile decidere se continuare ad utilizzare Trello gratuitamente o scegliere uno dei due pacchetti a pagamento, che ovviamente presentano delle funzionalità aggiuntive:
- Gratis, in cui sono incluse tutte le funzionalità principali di Trello, tra cui la possibilità di usare uno strumento aggiuntivo (Power Up) e collegare ogni file condiviso presente su account di Google Drive, Dropbox e One Drive;
- Business Class, un pacchetto a pagamento che include tutte le funzionalità del pacchetto Gratis e aggiunge la possibilità di integrare su Trello numerosi servizi e applicativi web, quali Eventbrite e Mailchimp per esempio;
- Impresa, un pacchetto pensato per le aziende che hanno numerosi team da gestire e che collaborano alla realizzazione contemporanea di molti progetti, e che presenta la possibilità di offrire una continua assistenza, progetto per progetto.
La Bacheca, le Liste, le Schede
Una volta creato l’account non resta che avventurarsi alla scoperta di Trello e delle sue funzionalità. Gli elementi principali che caratterizzano Trello sono le Bacheche, che rappresentano i progetti, le Liste, che a seconda della natura della bacheca possono rappresentare aspetti diversi (i macro step di un progetto “cose da fare, attività in corso, compiti svolti”, oppure idee, oppure ancora i vari componenti di un team che lavorano al medesimo progetto; di default le liste vengono impostate in Da Fare, In Corso, Fatto) e le Schede,che rappresentano le attività e le idee collegate ad ogni lista. Da non scordare è la presenza del menù di navigazione e amministrazione, che rappresenta il centro di controllo del proprio Trello.
Una volta che si inizia ad usare Trello, compare subito la bacheca di benvenuto e le liste di default create sono tre, Da fare, In corso e Fatto, appunto, ma l’utente può subito creare la propria bacheca personale, che sia collegata alla propria figura lavorativa o ad un progetto da realizzare, impostare le liste che ritiene più utili e cominciare ad appuntare tutte le varie attività scheda dopo scheda. Le schede sono infatti l’unità base di Trello, contengono i task, i compiti relativi, e possono essere spostate da una lista all’altra con un semplice Drag and Drop, a mano a mano che il progetto avanza.
Un aspetto da non sottovalutare è la possibilità di poter decidere se tenere la propria bacheca privata oppure condividerla con i colleghi del proprio team, ad esempio, al fine di poter collaborare in maniera assai più veloce ed immediata.
Le potenzialità del retro della scheda e dei menù
Come detto, la scheda è l’unità fondamentale di Trello, l’elemento base: rappresenta l’insieme dei task, dei compiti, riguardanti una singola attività, è semplicemente modificabile e, una volta realizzati tutti i compiti correlati, è facilmente spostabile in una nuova lista o archiviabile con l’opzione Archivia appunto. Cliccando su una scheda, ecco che si apre il retro della scheda: questo rappresenta l’essenza della potenzialità di Trello.
Il Card Back è composto da quattro sezioni principali:
- la Descrizione, dove è possibile inserire tutte le informazioni aggiuntive per una determinata scheda, con la possibilità di utilizzare questo spazio anche come promemoria;
- Attività e commenti, è la sezione in cui si può sviluppare una conversazione fra i membri di un team, è la timeline delle attività e dei commenti. Qui è possibile caricare file e inviare link ad altre card;
- Aggiungi alla scheda, sulla destra, attraverso la quale è possibile aggiungere nuovi membri, assegnare task personali, inserire etichette, checklist, scadenze da rispettare per la scheda e allegati (sia caricandoli da remoto che condividendoli da Google Drive o simili);
- le Azioni, mediante le quali è possibile decidere il destino della scheda, se copiarla, archiviarla, seguirla per ricevere notifiche ogni volta che viene modificata, copiarla, usarla per creare un modello o condividerla con altri membri.
Una nota aggiuntiva deve essere fatta riguardo le etichette: possono essere utilizzate per aggiungere livelli di priorità tra le varie schede, e riconoscere così la priorità con un semplice sguardo al colore dell’etichetta, oppure per dividere le schede in categorie di argomenti diversi. Comunque vengano utilizzate le etichette, è possibile utilizzare la funzione di ricerca delle card per etichetta, ricercandole per colore: inoltre, e qui viene il bello, il team di Trello ha sviluppato anche delle etichette particolari per i daltonici, così che anche i daltonici non possano perdere questa importante funzionalità.
Il centro di controllo di tutto è il menù, al quale è possibile accedere cliccando nella parte destra dello schermo, o su i tre puntini nella versione mobile. Dal menù è possibile gestire i membri che possono accedere alla bacheca, controllare le impostazioni, cambiare lo sfondo della bacheca, inserire adesivi, cercare le schede, recuperare schede archiviate, ma soprattutto gestire e inserire nella propria bacheca i Power Up.
Le app da integrare su Trello: i Power Up
Trello offre anche un market di Power up, app e funzionalità che possono essere integrate nella bacheca di Trello al fine di snellire, velocizzare e organizzare meglio il lavoro e la propria vita personale. Con il pacchetto gratuito di Trello è possibile integrare su ogni bacheca un solo Power Up, mentre nei pacchetti a pagamento è possibile utilizzare tutti i Power Up a disposizione, o comunque tanti di essi perché sono davvero un’infinità.
Tra le funzionalità che possono essere attivate ci sono Calendar, Google Drive, Mailchimp, Dropbox, Eventbrite, Card Aging, Slack, Maps, Campi Personalizzati e molti altri. Alcuni utili, altri indispensabili, altri ancora carini e utili solo per un’estetica migliore. Questi sono i Power Up e la scelta migliore è quella di provarli, studiarli e scegliere i migliori per rendere la propria bacheca immediata e ottima per se stessi.
Non resta altro che scaricare Trello, iscriversi, provarlo, cercare di impostare la bacheca nel migliore dei modi e sfruttare i Power Up per aumentare le prestazioni e la produttività. Certo è che non esiste un modo unico per usare Trello: ognuno creerà le proprie bacheche, le personalizzerà e le userà per varie finalità. Si possono realizzare infatti calendari editoriali, piani delle riunioni mensili, gestire l’amministrazione, fare un quadro generale dell’azienda, realizzare un manuale per gli impiegati o più semplicemente gestire un progetto in team o realizzare la propria agenda personale con appuntamenti e compiti da svolgere. E per risolvere qualsiasi problema si paleserà nella strada per l’utilizzo di Trello, è possibile consultare una guida veloce che il team di Trello ha messo a disposizione decisamente per ogni evenienza.
