Come automatizzare le pratiche online - Il caso pratiche amiche

Pratiche Amiche: come abbiamo automatizzato le pratiche online

Pratiche Amiche è una piattaforma online all’interno della quale vengono erogate pratiche online, come ad esempio la pratica di dimissione, l’ISEE e l’assegno unico e universale.

Visto il gran numero di pratiche che ogni giorno arrivavano, la piattaforma aveva bisogno di automatizzare il processo di elaborazione.

Prima dell’automazione un operatore controllava manualmente la bontà delle informazioni ricevute e dei file caricati (come ad esempio il documento d’identità e la tessera sanitaria), per poi caricare manualmente la documentazione sui siti istituzionali, come ad esempio Cliclavoro o il sito dell’INPS.

Inoltre sempre l’operatore doveva manualmente archiviare i file digitalmente, all’interno di cartello Google Drive.

Il check up che abbiamo fatto per aumentare la produttività

In una prima fase abbiamo analizzato i passaggi che potevano essere automatizzati:

  • l’archiviazione dei documenti poteva sicuramente essere automatizzata, così come le comunicazioni di non conformità nei confronti dei clienti;
  • grazie all’utilizzo di ©MATE, l’intelligenza artificiale che abbiamo sviluppato, potevamo automatizzare il controllo della conformità della documentazione;
  • anche il caricamento delle informazioni e della documentazione all’interno dei siti istituzionali poteva essere automatizzata.

Con questa automazione il lavoro dell’operatore si limita al controllo dei casi particolari, oltre che all’assistenza clienti.

Elenco Pratiche

La soluzione che abbiamo sviluppato per Pratiche Amiche

Abbiamo deciso quindi di sviluppare una web application che permette all’operatore di seguire le fasi di avanzamento delle pratiche, avendo in un’unica dashboard tutte le pratiche arrivate.

Tutte le fasi operative sono state automatizzate grazie alla tecnologia ©MATE, che in autonomia controlla la bontà della documentazione e la carica all’interno dei siti istituzionali.

©MATE inoltre crea per ogni cliente delle cartello all’interno del google drive aziendale, archiviando automaticamente i documenti ricevuti.

In questo modo l’operatore è passato da 25 pratiche/giorno elaborate a 200/pratiche giorno elaborate, per le quali ha il compito di una semplice supervisione.

Un aumento di operatività che ha ridotto drasticamente i costi per ogni pratica elaborata, permettendo una strategia di pricing più aggressiva e un miglioramento del servizio di assistenza ai clienti.

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