LO STRUMENTO PER IL PROJECT MANAGEMENT CHE CAMBIA LA VITA: UNA GUIDA RAPIDA SU COME USARE TRELLO

Prototipato per la prima volta nel 2011, accompagnato da una mascotte ispirata al cane di uno dei co-fondatori, raggiunti 4,75 milioni di utenti nel 2014 dopo tre anni soltanto: questi i passaggi chiave della storia di Trello, il più utile, semplice e intuitivo strumento per il project management. Milioni di persone e aziende di ogni tipo e genere amano usare Trello, tra cui Google e National Geographic, e questo articolo vuole essere, oltre ad una rapida panoramica su come usare Trello, qualcosa di più: mostrare i segreti e le potenzialità di questo strumento, certo è ovvio senza scopo promozionale.

Che tu sia a lavoro, a casa o in viaggio, Trello può essere sempre con te, anche sul tuo cellulare con l’App dedicata, e ti permette di avere tutto sotto controllo e di pianificare ogni tipo di attività, dagli appuntamenti di lavoro alla vacanza con gli amici, alla gestione di un progetto con tutti gli elementi del team coinvolti.

Una guida rapida su come usare Trello
Indice

Ottenere Trello, registrarsi e cominciare ad usarlo

Iniziare ad utilizzare Trello è molto semplice: basta andare online, sul sito ufficiale di Trello e iscriversi seguendo la procedura guidata (è semplice anche da tablet e da smartphone scaricando l’app Trello e avviando la procedura di registrazione, presente sia per Android che per Ios). Registrarsi è completamente gratuito e sono necessari pochissimi dati, un nome, un indirizzo email e una password per creare l’account. Successivamente è possibile decidere se continuare ad utilizzare Trello gratuitamente o scegliere uno dei due pacchetti a pagamento, che ovviamente presentano delle funzionalità aggiuntive:

  • Gratis, in cui sono incluse tutte le funzionalità principali di Trello, tra cui la possibilità di usare uno strumento aggiuntivo (Power Up) e collegare ogni file condiviso presente su account di Google Drive, Dropbox e One Drive;
  • Business Class, un pacchetto a pagamento che include tutte le funzionalità del pacchetto Gratis e aggiunge la possibilità di integrare su Trello numerosi servizi e applicativi web, quali Eventbrite e Mailchimp per esempio;
  • Impresa, un pacchetto pensato per le aziende che hanno numerosi team da gestire e che collaborano alla realizzazione contemporanea di molti progetti, e che presenta la possibilità di offrire una continua assistenza, progetto per progetto.
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Figura 1. Come appare Trello in versione Desktop e Mobile (bacheca creata appositamente per l’articolo).

La Bacheca, le Liste, le Schede

Una volta creato l’account non resta che avventurarsi alla scoperta di Trello e delle sue funzionalità. Gli elementi principali che caratterizzano Trello sono le Bacheche, che rappresentano i progetti, le Liste, che a seconda della natura della bacheca possono rappresentare aspetti diversi (i macro step di un progetto “cose da fare, attività in corso, compiti svolti”, oppure idee, oppure ancora i vari componenti di un team che lavorano al medesimo progetto; di default le liste vengono impostate in Da Fare, In Corso, Fatto) e le Schede,che rappresentano le attività e le idee collegate ad ogni lista. Da non scordare è la presenza del menù di navigazione e amministrazione, che rappresenta il centro di controllo del proprio Trello.

Una volta che si inizia ad usare Trello, compare subito la bacheca di benvenuto e le liste di default create sono tre, Da fare, In corso e Fatto, appunto, ma l’utente può subito creare la propria bacheca personale, che sia collegata alla propria figura lavorativa o ad un progetto da realizzare, impostare le liste che ritiene più utili e cominciare ad appuntare tutte le varie attività scheda dopo scheda. Le schede sono infatti l’unità base di Trello, contengono i task, i compiti relativi, e possono essere spostate da una lista all’altra con un semplice Drag and Drop, a mano a mano che il progetto avanza.
Un aspetto da non sottovalutare è la possibilità di poter decidere se tenere la propria bacheca privata oppure condividerla con i colleghi del proprio team, ad esempio, al fine di poter collaborare in maniera assai più veloce ed immediata.

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Figura 2. Nell’esempio la Bacheca si chiama Mario Rossi - Team Power; le Liste sono quelle di default Da Fare, In Corso, Fatti; per la lista Da Fare sono presenti 3 Schede (Contatta i partner, Scrivi ad Andrea, Ritira le stampe), nella lista In corso c’è una sola scheda; in Fatti invece possiamo trovare due schede, Riunione del Lunedì e Completa la recensione settimanale. All’estrema destra c’è il menù di navigazione, che verrà analizzato nel prossimo paragrafo.

Le potenzialità del retro della scheda e dei menù

Come detto, la scheda è l’unità fondamentale di Trello, l’elemento base: rappresenta l’insieme dei task, dei compiti, riguardanti una singola attività, è semplicemente modificabile e, una volta realizzati tutti i compiti correlati, è facilmente spostabile in una nuova lista o archiviabile con l’opzione Archivia appunto. Cliccando su una scheda, ecco che si apre il retro della scheda: questo rappresenta l’essenza della potenzialità di Trello. 

Il Card Back è composto da quattro sezioni principali:

  • la Descrizione, dove è possibile inserire tutte le informazioni aggiuntive per una determinata scheda, con la possibilità di utilizzare questo spazio anche come promemoria;
  • Attività e commenti, è la sezione in cui si può sviluppare una conversazione fra i membri di un team, è la timeline delle attività e dei commenti. Qui è possibile caricare file e inviare link ad altre card;
  •  Aggiungi alla scheda, sulla destra, attraverso la quale è possibile aggiungere nuovi membri, assegnare task personali, inserire etichette, checklist, scadenze da rispettare per la scheda e allegati (sia caricandoli da remoto che condividendoli da Google Drive o simili);
  • le Azioni, mediante le quali è possibile decidere il destino della scheda, se copiarla, archiviarla, seguirla per ricevere notifiche ogni volta che viene modificata, copiarla, usarla per creare un modello o condividerla con altri membri.

Una nota aggiuntiva deve essere fatta riguardo le etichette: possono essere utilizzate per aggiungere livelli di priorità tra le varie schede, e riconoscere così la priorità con un semplice sguardo al colore dell’etichetta, oppure per dividere le schede in categorie di argomenti diversi. Comunque vengano utilizzate le etichette, è possibile utilizzare la funzione di ricerca delle card per etichetta, ricercandole per colore: inoltre, e qui viene il bello, il team di Trello ha sviluppato anche delle etichette particolari per i daltonici, così che anche i daltonici non possano  perdere questa importante funzionalità.

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Figura 3. Il retro di una scheda con tutti gli aspetti trattati.

Il centro di controllo di tutto è il menù, al quale è possibile accedere cliccando nella parte destra dello schermo, o su i tre puntini nella versione mobile. Dal menù è possibile gestire i membri che possono accedere alla bacheca, controllare le impostazioni, cambiare lo sfondo della bacheca, inserire adesivi, cercare le schede, recuperare schede archiviate, ma soprattutto gestire e inserire nella propria bacheca i Power Up.

Le app da integrare su Trello: i Power Up

Trello offre anche un market di Power up, app e funzionalità che possono essere integrate nella bacheca di Trello al fine di snellire, velocizzare e organizzare meglio il lavoro e la propria vita personale. Con il pacchetto gratuito di Trello è possibile integrare su ogni bacheca un solo Power Up, mentre nei pacchetti a pagamento è possibile utilizzare tutti i Power Up a disposizione, o comunque tanti di essi perché sono davvero un’infinità.

Tra le funzionalità che possono essere attivate ci sono Calendar, Google Drive, Mailchimp, Dropbox, Eventbrite, Card Aging, Slack, Maps, Campi Personalizzati e molti altri. Alcuni utili, altri indispensabili, altri ancora carini e utili solo per un’estetica migliore. Questi sono i Power Up e la scelta migliore è quella di provarli, studiarli e scegliere i migliori per rendere la propria bacheca immediata e ottima per se stessi.

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Figura 4. La schermata del market dei Power Up con alcuni dei più utilizzati.

Non resta altro che scaricare Trello, iscriversi, provarlo, cercare di impostare la bacheca nel migliore dei modi e sfruttare i Power Up per aumentare le prestazioni e la produttività. Certo è che non esiste un modo unico per usare Trello: ognuno creerà le proprie bacheche, le personalizzerà e le userà per varie finalità. Si possono realizzare infatti calendari editoriali, piani delle riunioni mensili, gestire l’amministrazione, fare un quadro generale dell’azienda, realizzare un manuale per gli impiegati o più semplicemente gestire un progetto in team o realizzare la propria agenda personale con appuntamenti e compiti da svolgere. E per risolvere qualsiasi problema si paleserà nella strada per l’utilizzo di Trello, è possibile consultare una guida veloce che il team di Trello ha messo a disposizione decisamente per ogni evenienza.

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